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在現(xiàn)在社會，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，以下是小編精心整理的檔案規(guī)章制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
檔案規(guī)章制度1
一、保密制度
（1）嚴格遵守《保密守則》，做到不該知道的事，不打聽；不該說的機密，絕對不說；不該看的材料，堅決不看。
�。�2）嚴格執(zhí)行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，安排專用的閱覽室借閱，對需要出據(jù)檔案證明的，要認真核對摘抄內容。
�。�3）不得在檔案閱覽室，整理室接待親友。
（4）整理檔案應在檔案館（室）內進行，檔案人員一得將檔案帶出檔案館，以防失密或丟失。
�。�5）發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞時要及時報告。
二、查閱、借閱檔案制度
（1）查閱秘密檔案，須經本級主管檔案工作的領導批準。
�。�2）查閱黨委機要檔案資料，須經本級黨委負責人或黨委辦公室主任批準。
（3）查閱絕密科技檔案，須經主管總工程師批準。
�。�4）查閱非機密檔案資料，憑縣級介紹信，可直接查閱。
�。�5）本校教職工查閱本部門移交的檔案，可直接到閱覽室查閱。
（6）室藏檔案資料一般不外借，特殊情況需要借出時須參照本規(guī)定1，2，3條辦理借出手續(xù)，借出非機密性檔案材料，由檔案館（室）負責人批準，借出的檔案，限七天內歸還。
�。�7）經批準查閱的檔案，需要摘錄的，應經檔案館理人員同意，并經核對無誤后，方可出據(jù)證明。
�。�8）閱覽室內禁止吸煙，不要大聲喧嘩，不準靠近閱檔桌喝水。
�。�9）利用檔案資料要注意保守機密，不得傳播檔案內容；要保證案卷的'完整與安全，嚴禁拆卷、折疊、剪裁和涂改；要保證案卷清潔，不得弄臟，劃道。（10）查檔介紹信要注明查檔人姓名、職務、政治面貌及所查內容。
三、檔案庫房管理制度
�。�1）庫房內的檔案柜要同意編號，入庫的檔案要按大類有系統(tǒng)地上架排列，做到存放有序，查找有據(jù)，實行科學管理。
�。�2）要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時，要即使修補。
（3）要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠等“七防”措施，嚴格控制庫內的溫度，保持庫內清潔，每月全面清掃一次。
�。�4）檔案庫要實行專人管理，無關人員未經許可不得進入庫房。
�。�5）庫房工作人員要熟悉與檔案庫有關的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況，并經常檢查是否完好，離開庫房時要注意關閉落鎖，關閉電源。
�。�6）認真辦理檔案入庫和查閱，借閱黨紀手續(xù)、案卷借出時要以代卷卡補位，案卷歸還后，要及時放回原處，每兩年全面檢查館藏檔案情況，檔案管理人員調動時，必須辦理檔案交接手續(xù)。
檔案規(guī)章制度2
教師業(yè)務檔案是教師教學工作基本情況的重要歷史記錄，其主要內容有：教師登記表；統(tǒng)計考核鑒定（包括：考核鑒定表；教學檢查聽課評議情況等）；學術水平包括：論文；教材編寫；科研成果等；專業(yè)技術職務動態(tài)及獎懲情況等，是教學管理工作中的重要檔案之一。
1、教師業(yè)務檔案由教務處統(tǒng)一管理，每到學期、學年末，根據(jù)責任制考核情況，結合教師的工作實際進行全面考核，分別由教務處長、教學部填寫相應部分。填寫力求實事求是，公正確切。
2、查閱和摘抄教師業(yè)務檔案需經領導批準，管理員不得泄露檔案中的'有關內容。
3、核簽的教師業(yè)務檔案所載內容，任何人不得隨意涂改和更換。
4、教師調離學校時其業(yè)務檔案并入本人人事檔案隨調，學校教務處可保留其業(yè)務檔案的復印件作為教學資料妥善保存。若有單位外調情況時，憑介紹信允許抄錄。
5、教師業(yè)務檔案屬永久性保存，必須妥善保管，防止蛀爛，填寫時一律用鋼筆或毛筆，字跡清楚工整。
6、教師業(yè)務檔案是記載衡量教師教學工作實績和水平的原始資料，也是教師晉級、提干、職稱評定的重要依據(jù)，應嚴格手續(xù)，認真對待，不得弄虛作假、含糊敷衍或丟失。
檔案規(guī)章制度3
1.目的作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
2.管理職責
2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強對文秘檔案室的業(yè)務領導和工作實務指導。
2.2各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條款要求。
2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：
2.3.1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。
2.3.2協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監(jiān)督。
2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。
2.3.4總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。
3.歸檔資料的范圍、內容
3.1計劃性文件資料
包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經營計劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計劃。
3.2批示性文件材料
包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。
3.3法規(guī)性文件
包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標準等文件;公司內部制定的各類規(guī)章制度。
3.4公司的重大決議
包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.5總結性文件
包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。
3.6憑證性材料
包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養(yǎng)維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。
3.7匯報性材料
包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等
3.8勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。
3.9調研性資料
包括市場調研、開發(fā)調研、行業(yè)及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。
3.10聲像制品資料
包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。
3.11證件性文書資料
包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。
3.12饋贈行資料
包括上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
4.文件資料的立卷歸檔
4.1檔案的收集
4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統(tǒng)一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。
4.1.2銀行票據(jù)由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。
4.1.3業(yè)務要貨計劃、往來函等業(yè)務傳真、資料由業(yè)務部立卷留存。
4.1.4各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部文件原則上各部門傳閱后，即由總經理辦公室回收立卷留存。
4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應將相關資料全部移交檔案管理員。
4.2立卷歸檔的時間
4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。
4.3立卷歸檔的要求
4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的'歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
4.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。
4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產活動狀況和面貌。
4.3.7立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
4.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。
4.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。
4.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件，并保持其完好無損。
4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘檔案的借閱
5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。
5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批準，方可借閱。
5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
5.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。
5.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。
5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。
6.文秘檔案保密要求
6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。
6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。
6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。
6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
6.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
6.8企業(yè)在職工工作人員調離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調離。
7.超期檔案的銷毀
7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷毀。
7.2經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
7.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。
檔案規(guī)章制度4
第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的`、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規(guī)劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、
第四條調度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、
第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當?shù)耐L。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時
第七條舊管
第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關條款。
第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪陀〖?/p>
第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
檔案規(guī)章制度5
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責
3.1人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統(tǒng)計等工作。
3.2人事檔案管理：集團公司人事管理課(寧波地區(qū))負責本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當?shù)厝耸鹿芾聿块T負責管理工作。
3.3集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執(zhí)行工作。
3.4集團公司企業(yè)委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內容
4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件(畢業(yè)證書、身份證、各類技術認證證書)復印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應聘申請表》建立員工人事檔案(內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料)并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的.人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司人事
離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題;員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。相關手續(xù)《員工入職試工轉正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期(每月25日)對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后;對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失;發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等;檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上確認簽字。
4.3轉遞(員工異動)：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5統(tǒng)計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統(tǒng)計并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2人事檔案統(tǒng)計信息要及時更新，人力資源部根據(jù)人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統(tǒng)計情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》，提報人力資源部總監(jiān)審核。五、員工人事檔案管理，應嚴格執(zhí)行國家和公司有關規(guī)定。
查閱員工人事檔案應經人力資源部總監(jiān)(或總裁)批準，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。人事檔案管理規(guī)章制度6
一、牢固樹立保密觀念，嚴格遵守黨和國家的保密制度，嚴防失密、泄密事故發(fā)生。
二、不得向與工作無關人員談論檔案內容，不準用電話、傳真提供密秘級以上檔案。
三、凡借閱秘密級以上檔案，須經主管領導及檔案館長批準，未經批準不得借出、復制或摘抄。
四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失、涂改、偽造或銷毀檔案、絕密檔案要單獨保管。
五、密級檔案要經常查對，失泄密時要及時上報局主管領導，并對責任者進行追究處量。
六、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。
七、任何人不準私自保存檔案或攜檔案進入公共場所。
八、檔案管理人員應熟知本局各類檔案的密級劃分，調密級檔案時不少于兩名工作人員。
九、檔案在傳遞時應以機密件通過機要通信轉出，或由檔案人員二人以上專呈遞送。
檔案規(guī)章制度6
第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。
第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。
第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。
第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業(yè)移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務能順利開展。
第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。
第七條各類外借檔案必須嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。
第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。
一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經許可不得外借、外傳。
二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》
三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經過相關審批流程后方可借閱。
四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經科長簽字批準，方可查閱。
五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的.安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管領導批準。
六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經許可不得擅自轉借、拆開、調換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。
七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應立即知會辦公室進行處置。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。
第六條檔案的銷毀：
1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。
3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
一、設備檔案的歸檔范圍
(一)設備儀器依據(jù)性文件材料。
(二)設備儀器隨機文件室材料。
(三)設備儀器運行、維護文件材料。
二、設備檔案的立卷歸檔要求
凡重要設備須歸檔的文件材料，在設備進單位時，應嚴格遵守設備開箱驗收制度，驗收時，須由檔案室人員、設備使用部門雙方到場驗收并填寫設備開箱驗收記錄，以保證設備檔案的完整、齊全。驗收完畢交檔案室保管。
三、設備檔案的歸檔時間
設備檔案的歸檔時間是隨時歸檔。
四、設備檔案的立卷要求
1、設備檔案文件材料要收集齊全，系統(tǒng)整理，書寫材料優(yōu)良，字跡工整、圖樣清晰、簽署完備，有利于長遠保存。
2、案卷裝訂應在組卷、卷內文件排列和編目的基礎上進行。
3、案卷內不同尺寸的科技文件材料要折疊成統(tǒng)一幅面，一般以A4圖幅為標準。
4、長遠保存的案卷裝訂必須取掉金屬物。
5、案卷不裝訂時，其科技文件材料要按照卷內目錄的編排次序排列有序。
6、案卷要整齊美觀。
五、設備檔案的借閱和保管
1、設備檔案應及時歸入檔案室專柜存放。各部門需要查閱時，可按規(guī)定向檔案室借閱，若要復印或常借等，必須經分管領導同意，方可實施，任何科室和個人不得將其原始材料占為已有。
2、安監(jiān)局檔案室負責設備檔案的監(jiān)督、指導和檢查。
檔案規(guī)章制度7
為加強干部檔案業(yè)務建設，提高干部檔案工作水平，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局頒布的《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》的有關規(guī)定，結合我省干部檔案工作情況，特制訂本細則。
一、干部檔案管理體制、機構和職責
（一）干部檔案管理體制：
干部檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負責的管理體制。省直單位，對直屬單位的干部檔案，實行廳局集中管理。地市直單位，管理干部檔案不足100卷的要集中到地市委組織部管理或組織部、人事局管理�？h（市、區(qū)）以下機關單位的子部檔案，實行由縣委組織部集中管理或由縣委組織部、縣人事局、縣教委相對集中管理。企事業(yè)單位的干部檔案，具備保管條件的，由組織或人事部門一家集中管理；不具備保管條件或干部檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理干部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其干部檔案要固定專人、專庫管理，業(yè)務工作要接受本單位組織部門的領導和上級有關業(yè)務部門的檢查指導。
（二）干部檔案工作機構：
地、市、縣（市、區(qū)）委組織部和省直單位要建立干部檔案工作機構，負責對本地區(qū)、本部門、本系統(tǒng)的干部檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。每管理一千人的檔案配備一名專職干部，地、市委組織部要配備業(yè)務指導人員，縣（市、區(qū)）委組織部和省直有業(yè)務指導任務的單位，也要配備相應的'業(yè)務指導人員�？h以下實行集中或相對集中管理干部檔案的單位和企事業(yè)管理干部檔案的單位，根據(jù)上述原則要配備專職人員。不需要建立機構的單位，必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。
（三）干部檔案管理部門的職責
1、保管干部檔案，為國家積累檔案史料；
2、收集、鑒別和整理干部檔案材料；
3、辦理干部檔案的查閱、借閱、轉遞和統(tǒng)計；
4、登記干部職務、工資的變動情況；
5、為有關部門提供干部的情況；
6、做好干部檔案的安全、保密保護工作；
7、調查研究干部檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導；
8、推廣、應用干部檔案現(xiàn)代化管理技術；
9、定期向檔案館（室）移交死亡干部的檔案；
10、辦理其他的關事項。
二、干部檔案管理范圍
(一)在職干部檔案的管理：
1、在職干部檔案的管理，按照管理體制集中或相對集中管理；
2、縣級以上協(xié)管干部的單位，可管理協(xié)管干部檔案的副本；
3、軍隊干部兼任地方職務的，其檔案正本由軍隊保管。地方干部兼任軍隊職務的，其檔案正本由地方保管；
4、干部檔案管理人員及其在本管理范圍的直系親屬的檔案，由所在單位組織指定有關部門專人保管；
5、不管理干部檔案的干部所在單位組織人事部門，根據(jù)工作需要可復制干部職務變動登記表、工資變動情況登記表。此表不隨干部調動而轉遞，干部調出后，原單位可自行銷毀。
(二)退(離)休干部檔案的管理：
干部退(離)休以后，其檔案仍由原檔案管理部門保管。
(三)死亡干部檔案的管理：
1、省委管理的干部死亡后，其檔案由原管理部門保管五年后，移交省檔案館保存；
2、其他干部死亡后，其檔案由原管理部門保管五年后，省直單位的，移交省檔案館保存；地市以下單位的，移交同級檔案館保存。
檔案規(guī)章制度8
第一條為了加強城市地下管線工程檔案的管理，保障地下管線安全，充分發(fā)揮地下管線檔案在城市規(guī)劃、建設、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國務院《建設工程質量管理條例》等有關法律、法規(guī)，結合本市實際，制定本辦法。
第二條本辦法適用于本市城市規(guī)劃區(qū)內地下管線工程檔案的管理。
本辦法所稱城市地下管線工程檔案，是指本市城市規(guī)劃區(qū)內新建、改建、擴建的包括城市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、廣播電視、工業(yè)等在內的各類地下管線及相關的人防、地鐵等工程檔案。
第三條市建設行政主管部門負責本市城市地下管線工程檔案管理工作。
市城建檔案管理機構負責城市地下管線工程檔案管理的具體工作，業(yè)務上受市檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導。
第四條建設單位在編制建設項目修建性詳細規(guī)劃前，應當?shù)绞谐墙n案管理機構查詢施工地段的地下管線工程檔案，取得該施工地段地下管線現(xiàn)狀資料。并在申請領取建設工程規(guī)劃許可證時，報送規(guī)劃行政主管部門。
第五條建設單位辦理地下管線工程施工許可手續(xù)時，應當與市城建檔案管理機構簽訂《移交檔案責任書》。
第六條施工單位在地下管線工程施工前應當取得施工地段地下管線現(xiàn)狀資料；施工中發(fā)現(xiàn)未建檔的管線，應當及時通過建設單位向建設行政主管部門報告。
建設行政主管部門接到報告后，應當組織相關單位查明地下管線的性質、權屬，責令地下管線產權單位測定其坐標、標高及走向。地下管線產權單位應當及時將測量的資料報送市城建檔案管理機構。
第七條地下管線工程覆土前，建設單位應當委托具有相應資質的工程測量單位，按照《城市地下管線探測技術規(guī)程》采用gps定位技術進行竣工測量，形成準確的竣工測量數(shù)據(jù)文件和管線工程測量圖，并經地下管線產權單位進行確認。
實施監(jiān)理的地下管線工程，監(jiān)理單位應當對地下管線工程檔案資料進行審查確認。
對重要的地下管線工程施工中檔案資料的形成，市城建檔案管理機構可進行現(xiàn)場監(jiān)督檢查，有關部門、單位應當給予配合。
第八條地下管線工程竣工驗收前，建設單位應當提請市城建檔案管理機構對地下管線工程檔案進行專項預驗收，合格后方可進行地下管線工程竣工驗收。
市重點項目的地下管線工程，建設單位應當通知市檔案行政管理部門派員參加預驗收并參加竣工檔案的驗收。
第九條工程測量單位應當及時向市城建檔案管理機構移交有關地下管線工程的1：500城市地形圖和控制成果。
對于工程測量單位移交的城市地形圖和控制成果，市城建檔案管理機構不得出售、轉讓。
第十條建設單位在地下管線工程竣工驗收備案前，應當向市城建檔案管理機構移交下列檔案資料：
(一)地下管線工程項目準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖；
(二)地下管線竣工測量成果；
(三)其他應當歸檔的電子文件、工程照片、錄像等資料。
城市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信等地下管線專業(yè)管理單位(以下簡稱地下管線專業(yè)管理單位)應當及時向市城建檔案管理機構移交地下管線專業(yè)圖。
第十一條地下管線專業(yè)管理單位應當將更改、報廢、漏測部分的地下管線工程檔案，及時修改補充到本單位的地下管線專業(yè)圖上，并在一個月內將修改補充的地下管線專業(yè)圖(含電子和紙質圖)及有關資料向市城建檔案管理機構移交。
第十二條建設單位向市城建檔案管理機構移交的檔案資料應當符合《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》和《遼寧省建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定及其他有關要求。
第十三條地下管線工程竣工檔案必須完整、準確、真實，不得涂改和偽造，并需編制單位負責人簽字蓋章。
第十四條市建設行政主管部門應當會同專業(yè)地下管線工程管理部門不定期組織地下管線普查，并對地下管線信息數(shù)據(jù)庫進行修正。
本辦法實施前地下管線工程已投入使用的，由市建設行政主管部門組織普查，各專業(yè)地下管線工程管理部門予以配合。普查成果經各專業(yè)地下管線工程管理部
門確認后，由市城建檔案管理機構統(tǒng)一接收和管理。
各專業(yè)地下管線工程管理部門可從市城建檔案管理機構免費查詢本部門管理單位的專業(yè)地下管線工程檔案資料。
第十五條市城建檔案管理機構應當繪制地下管線綜合圖，建立地下管線信息系統(tǒng)，并及時接收普查和補測、補繪所形成的地下管線成果。
市城建檔案管理機構應當依據(jù)地下管線專業(yè)圖等有關地下管線工程檔案資料和工程測量單位移交的城市地形圖和控制成果，及時修改城市地下管線綜合圖，并輸入城市地下管線信息系統(tǒng)。
第十六條市城建檔案管理機構應當建立、健全科學的`管理制度，配備專業(yè)人員，做好地下管線工程檔案的接收、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用和保密工作。
第十七條市城建檔案管理機構應當建立地下管線工程檔案資料的利用制度，積極開發(fā)地下管線工程檔案資源，為城市規(guī)劃、建設和管理提供服務。
第十八條違反本辦法規(guī)定，建設單位未報送地下管線工程檔案的，由建設行政主管部門責令改正，并處1萬元以上10萬元以下罰款；對單位直接負責的主管人員和其他直接責任人員，處單位罰款數(shù)額5％以上10％以下罰款；因建設單位未報送地下管線工程檔案，造成施工單位在施工中損壞地下管線的，建設單位依法承擔相應的責任。
第十九條違反本辦法規(guī)定，建設單位不按期報送地下管線工程檔案資料或者報送的地下管線工程檔案資料不符合規(guī)定要求的，由市城建檔案管理機構責令其限期報送；逾期不報送的，市城建檔案管理機構可以委托具備相應資質的單位進行測繪，測繪費用由建設單位承擔。
第二十條違反本辦法規(guī)定，地下管線專業(yè)管理單位未移交地下管線工程檔案的，由建設行政主管部門責令改正，并處1萬元以下罰款；因地下管線專業(yè)管理單位未移交地下管線工程檔案，造成施工單位在施工中損壞地下管線的，地下管線專業(yè)管理單位依法承擔相應的責任。
第二十一條違反本辦法規(guī)定，建設單位和施工單位未按照規(guī)定查詢和取得施工地段的地下管線資料而組織施工，損壞地下管線給他人造成損失的，依法承擔賠償責任。
第二十二條違反本辦法規(guī)定，工程測量單位未按照規(guī)定提供準確的地下管線測量成果，致使施工時損壞地下管線給他人造成損失的，依法承擔賠償責任。
第二十三條建設行政主管部門實施行政處罰后須報市檔案行政管理部門備案。
第二十四條市城建檔案管理機構因保管不善，致使檔案丟失，或者違反保密制度提供地下管線工程檔案資料的，或者因匯總管線信息資料錯誤致使在施工中造成損失的，應當依法承擔賠償責任；相關責任人員，由有關部門依法給予行政處分。
第二十五條規(guī)劃區(qū)以外的地下管線工程檔案管理參照本辦法執(zhí)行。
第二十六條本辦法自10月1日起施行。
檔案規(guī)章制度9
一、檔案資料
招標過程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成后都必須整理歸檔。公司設立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統(tǒng)一歸檔，分公司項目除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統(tǒng)一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未中標投標文件必須統(tǒng)一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續(xù)。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進行抽查。
二、歸檔及備案時間
總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發(fā)中標通知書前必須完成除中標通知書外的所有檔案資料的.歸檔，在下個項目資料歸檔前將該項目的中標通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應督促分公司及時將應由總公司統(tǒng)一管理的檔案包括電子資料及時交回總公司。
監(jiān)管機構資料備案時間：
1、電子資料
電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標），所有與本項目有關的電子資料（包括但不限于公告、資格預審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書、投標文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續(xù)。中央投資項目，資料應上傳中央投資項目管理網站，經公司資質管理人員審核確認后才能辦理歸檔手續(xù)。
2、除未中標人投標文件外的所有檔案資料，資料整理時應注意按過程順序整理，特別是招標過程比較復雜的項目。
檔案盒：除未中標人投標文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標簽，保存期限為15年。
湖南省政府采購項目檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標注冊內編碼（用號碼機編碼），檔案盒內資料一般包括如下資料：
盒內目錄
備案資料
招標文件
投標文件正本
中標通知書
資料移交登記表
客戶反饋意見表
其它資料
成冊的資料要求膠裝（中標通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。
公開招標采購歸檔盒內目錄：
邀請招標采購歸檔盒內目錄：
檔案規(guī)章制度10
一、 凡公司各個基層單位、部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定向本單位檔案管理部門移交，集中管理，任何單位和個人不得將檔案據(jù)為已有。
二、各基層單位、部門領導應重視各自單位文件資料的管理和檔案立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。
三、各基層單位、部門的檔案管理工作由行政管理部負責監(jiān)督和指導。
四、歸檔內容
1、 凡是反映本單位、本部門工作活動、具有查考利用價值的原始文件材料（文字、圖表、聲像等）均屬歸檔范圍。
2、 各基層單位、部門應歸檔的文件材料。
3、 黨和國家領導人及上級單位有關領導視察、檢查本單位工作時有特殊保存價值的重要指示、講話、題詞、照片和錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。
4、 股東會、董事會、年度工作會議、總裁辦公會、項目論證會、業(yè)務專題會議等重要會議的會議紀要、記錄的成套文件材料以及會議形成的聲像材料等。
5、 頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。
6、 請示與批復文件。
7、 年度工作計劃、總結、參考價值的考察報告，重要工作匯報材料等。
8、領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，來自外單位的與公司有關的文件材料。
9、 員工花名冊、員工個人信息檔案、入離公司記錄、勞動合同（協(xié)議）、薪酬制度，以及職務任免、職級評定、績效考核、培訓等人力資源管理工作中形成的文件材料。每年4月做歸檔封存。
10、 財務預決算、財務憑證、財務賬簿、相關財務往來協(xié)議、合同等。以上資料以3至5年為期限視情況做存檔。
11、組織機構、人員編制，各基層單位、部門批準執(zhí)行的規(guī)章制度。
12、 企業(yè)歷史沿革，包括企業(yè)簡介、大事記、反映企業(yè)重要活動、事件的剪報、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物宣傳冊及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。
13、 月度（或季度）的工作綜述、項目動態(tài)等文件材料的定稿，編印的企業(yè)要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物（企業(yè)報、企業(yè)雜志等）的定稿、樣本。
14、 解決法律糾紛問題形成的文件材料。
15、 企業(yè)所有對外簽訂的各種合同、協(xié)議書。
16、 固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證。
17、 在購置大型辦公設備中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙、使用說明書等設備資料。
18、 審計、考核及接受上級單位檢查等活動中形成的重要文件。
19、 外單位與本企業(yè)的工作來往文件等。
五、 歸檔要求
1、 公司各基層單位、部門應在每年三月底以前將上年度已辦理完畢、
需歸檔的文件材料整理、鑒定、立卷，定期向檔案管理部門移交。
2、 公司各基層單位、部門必須嚴格遵守歸檔制度，在接收相關文件后的`3個工作日內做好文件資料原件的歸檔工作，不得無故延期或不移交應歸檔的文件材料。不能及時歸檔的，或無法原件存檔的'，要做出相應說明。如因工作需要還需使用相關文件，應按先立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
六、檔案的鑒定與銷毀
1、 行政管理部對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，提出存毀意見，經企業(yè)有關領導批準后，按規(guī)定進行銷毀。
2、 任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。若按規(guī)定需要銷毀時，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，檔案管理人員要認真填寫、編制銷毀清單，經報總裁批準后方可銷毀。
七、 檔案的借閱
1、 公司各部門因工作需要，員工借閱本部門的業(yè)務檔案需到行政管理部填寫檔案借閱單，經直接上級批準后方可借閱。
2、 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經檔案所屬部門主管同意或公司領導批準。
3、 機密檔案的借閱需經總裁（或分管副總裁）批準。
4、 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，檔案管理人員要及時對歸還的檔案進行檢查和清點，并在登記薄上注銷借用記錄。
5、 借閱的檔案不得泄密、涂改、勾畫、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經相關領導批準。
6、 借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
7、 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，將由行政管理部視情況給予經濟處罰。
8、 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應報相關領導批準，且按公司有關保密規(guī)定辦理。
9、 公司人員崗位調動時，必須將借閱的檔案及時歸還。否則，人事專員有權拒絕辦理調崗手續(xù)。
檔案規(guī)章制度11
目的作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
管理職責
行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強對文秘檔案室的業(yè)務領導和工作實務指導。
各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條款要求。
文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：
制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。
協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監(jiān)督。
負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。
總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。
歸檔資料的`范圍、內容
計劃性文件資料
包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經營計劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計劃。
批示性文件材料
包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等；公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。
法規(guī)性文件
包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標準等文件；公司內部制定的各類規(guī)章制度。
公司的重大決議
包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。
總結性文件
包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結；下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。
憑證性材料
包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養(yǎng)維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。
匯報性材料
包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務報表等；公司領導在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等
勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。
調研性資料
包括市場調研、開發(fā)調研、行業(yè)及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。
聲像制品資料
包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。
證件性文書資料
包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。
饋贈行資料
包括上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
文件資料的立卷歸檔
檔案的收集
凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統(tǒng)一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在年度終結后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。
銀行票據(jù)由財務部立卷留存；各類報表（應收帳報表、銷售報表等）報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。
業(yè)務要貨計劃、往來函等業(yè)務傳真、資料由業(yè)務部立卷留存。
各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存；內部文件原則上各部門傳閱后，即由總經理辦公室回收立卷留存。
公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應將相關資料全部移交檔案管理員。
立卷歸檔的時間
凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。
對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。
立卷歸檔的要求
各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。
移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。
填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。
立卷應以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產活動狀況和面貌。
立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
立卷應把上級文件于本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。
立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。
文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。
各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。
聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
文秘檔案的借閱
文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。
各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批準，方可借閱。
文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語，不得轉借，如有**，酌情處罰。
對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。
必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。
文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。
文秘檔案保密要求
檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。
有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。
有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。
對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
企業(yè)在職工工作人員調離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調離。
超期檔案的銷毀
對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷毀。
經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。
檔案規(guī)章制度12
為了建立健全公司的檔案工作，加強對公司檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，結合本公司實際情況，特制定本辦法。
一．公司的檔案范圍
1．企業(yè)行政文書檔案。包括法規(guī)性文件；各種合同及協(xié)議書；會議文件；工作計劃、規(guī)劃和工作總結；有關干部的任免、獎勵和處分、調配人事材料；職工花名冊、人事檔案等。
2．企業(yè)管理檔案。包括企業(yè)生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。
3．企業(yè)技術檔案。包括技術研究檔案、產品檔案等。
4．企業(yè)會計檔案。包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。
5．企業(yè)業(yè)務檔案。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據(jù)等。
6．企業(yè)聲像檔案。包括照片、錄音、錄像檔案等。
二、公司檔案管理體制
1．公司檔案管理機構：行政部統(tǒng)一管理公司各類檔案（會計檔案除外）。
2．公司指定專人分管公司檔案工作，保管人必須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。
三、立卷歸檔制度
1．檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務部門將辦理完畢的`文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。
2．歸檔范圍：凡是本單位具有考查利用價值的文件材料。包括包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據(jù)，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。
3．歸檔時間：辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：
3．1．按年形成的文件，第二年上半年歸檔。
3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。
3．3．凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。
3．4．工程項目，科研課題，鑒定，竣工驗收后，三個月內歸檔。
4．歸檔要求
4．1．材料完整齊全。
4．2．系統(tǒng)、條理、保持有機聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯(lián)系，區(qū)分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。
4．3．立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統(tǒng)一立卷，不得分散。
4．4．在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統(tǒng)一規(guī)定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。
4．5．由檔案部門對業(yè)務部門加以指導，協(xié)助業(yè)務部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續(xù)，雙方在移交清冊簽字。
5．部門歸檔要求
5．1．編制立卷項目，將辦理完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。
5．2．文件按時間順序排列，最近的在最上面。
5．3．一個客戶一個立卷，一個檔案盒。
5．4．貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的發(fā)票流水號放在文件袋里。
5．5．定時交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。
6．檔案室在收到業(yè)務部門的歸檔和各類文件后進行分流排列編日，作進一步的整理和局部調整等。
7．記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下，須用A4紙。
四、檔案管理工作
1．檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位；分類，依據(jù)檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。
2．檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案。
3．檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。
4．檔案的銷毀編制銷毀清冊；辦理銷毀手續(xù)，經總經理批準，方能銷毀；銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。
五、檔案利用工作
1．凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據(jù)借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限。
2．檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復印件；提供文獻索引資料。
3．檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。
4．依據(jù)國家統(tǒng)計和有關法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。
檔案規(guī)章制度13
一、檔案室是開發(fā)利用檔案資料信息的窗口，儲存檔案史料的要地，無關人員不得隨便進入。
二、經常檢查室內、箱內的防火、防潮用品，切實做好“七防”工作。
三、檔案管理人員對室內實行天天小掃除、一周大掃除制度，保持室內的整潔和檔案的質量。
四、檔案管理人員下班時，必須把放案卷的'箱柜上鎖。做到離室隨手關門、關閉電源、鎖好房門。
五、檔案庫房內嚴禁吸煙，杜絕明火入室，確保檔案室的安全。
檔案規(guī)章制度14
一、根據(jù)檔案工作業(yè)務的有關要求，集中統(tǒng)一管理檔案的原則，凡是本機關各種門類和載體的檔案由綜合檔案室集中管理，不得分散保存。
二、檔案室對檔案的'收進、移出、保管、利用、移交要進行登記和統(tǒng)計，做到數(shù)據(jù)準確、詳實。
三、檔案室做到防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防火，維護檔案的完整與安全。
四、檔案的銷毀、保密、解密，由本局檔案鑒定小組提出意見。銷毀過期檔案，應登記造冊，經領導人批準簽字，報上級業(yè)務部門備案，同意后方可銷毀。
五、查閱檔案時，要履行借閱登記手續(xù)，當面清點，用后及時歸還。檔案若有破損或字跡模糊，應及時修補和復制。
六、檔案工作人員工作調動，必須辦理移交手續(xù)，雙方交接清楚，領導認可方能離開崗位。
檔案規(guī)章制度15
一、檔案的建立
�。ㄒ唬┙⒔∪８黝悪n案，目的主要在于為學校領導、上級有關部門領導全面分析、總結、部署及調度學校工作作出決策提供科學可靠的.依據(jù)。
�。ǘ┤嫦到y(tǒng)地建立健全學�！皟苫睓n案。
二、檔案立卷歸檔
�。ㄒ唬┓彩蔷哂胁榭純r值的文件材料均屬歸檔范圍。
（二）檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、編制目錄，進盒入檔。
�。ㄈ┓矙n案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價值的其他資料，學校可根據(jù)需要自行決定是否保存。
（四）校長室、教務處、少先大隊、總務處等部門應將有關材料分類保存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
三、檔案查閱
�。ㄒ唬┬热藛T借閱業(yè)務性檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內完好無損地歸還。
�。ǘ┓参唇浾怼⒌怯浲戤叺臋n案，一律不得外借或查閱。
四、檔案安全保密
�。ㄒ唬﹪朗赜嘘P保密守則，加強檔案管理人員的組織紀律。
�。ǘn案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
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